Phần mềm Quản lý HĐ Công chứng là một sản phẩm hứa hẹn đem tới những giải pháp tối ưu trong lĩnh vực tư pháp, đặc biệt là ngành công chứng vốn đã và đang tồn tại những bất cập trong quản lý.

 

Việc đổi mới hoạt động Công chứng theo hướng từng bước xã hội hóa, nâng cao hiệu lực quản lý nhà nước  kết hợp với tự quản của tổ chức xã hội – nghề nghiệp Công chứng. Tuy nhiên, bên cạnh việc gia tăng các Văn phòng Công chứng được ủy quyền, là các rủi ro đi kèm. 

Thực tế đã phát sinh nhiều trường hợp: một  tài sản có thể được giao dịch Công chứng nhiều lần ở những Văn phòng khác nhau gây tổn thất về kinh tế và ảnh hưởng tới uy tín các bên liên quan. Việc tra cứu, báo cáo, thống kê hợp đồng, giao dịch ở các tổ chức hành nghề Công chứng vẫn đang thực hiện một cách thủ công, gây tốn kém nguồn lực, thời gian mà hiệu quả đem lại không cao. 

Các công chứng viên phòng công chứng Hồ Gươm đang ứng dụng UCHI vào nghiệp vụ.

 

Nhận thấy nhu cầu tin học hóa hoạt động công chứng, áp dụng CNTT vào công tác Công chứng, xây dựng cơ sở dữ liệu ngăn chặn dùng chung từ cấp cơ sở là nhu cầu cấp thiết của tất cả các tổ chức hành nghề Công chứng. Công ty Cổ phần Công nghệ Phần mềm và nội dung số OSP đã nghiên cứu và phát triển phần mềm “Quản lý hợp đồng Công chứng và dữ liệu ngăn chặn UCHI”. Sản phẩm đã giải quyết triệt để những khó khăn bất cập, hạn chế các rủi ro tiềm ẩn, nâng cao hiệu năng quản lý công tác Công chứng. Sản phẩm đã vinh dự được nhận danh hiệu Sao Khuê 2011, giải thưởng 4 sao cho Sản phẩm phần mềm Ưu Việt của Hiệp hội doanh nghiệp phần mềm Việt Nam VINASA bình chọn. 

Phần mềm “Quản lý hợp đồng Công chứng và dữ liệu ngăn chặn UCHI” chạy trên nền Web, có khả năng kết nối từ xa và được thiết kế trên hệ thống cơ sở dữ liệu mạnh, lưu trữ dữ liệu khổng lồ với thời gian lâu dài. Ưu điểm của sản phẩm là tạo dựng cơ sở dữ liệu dùng chung, là nơi các tổ chức Công chứng chia sẻ thông tin nhằm hạn chế rủi ro cho Công chứng viên, ngăn chặn các giao dịch giả. Tính năng này  giúp tiết kiệm thời gian và chi phí trong hoạt động Công chứng. Thêm vào đó, việc thiết lập kênh thông tin liên lạc giữa Sở Tư pháp với các tổ chức hành nghề Công chứng, tăng cường sự quản lý giữa nhà nước đối với hoạt động Công chứng là một yếu tố khiến phần mềm được đánh giá cao. 

Nhờ cơ chế phân quyền linh hoạt, các Công chứng viên sử dụng đúng chức năng và quyền hạn khai thác dữ liệu, thực hiện công việc trên hệ thống phần mềm.Với mỗi loại tài sản ngăn chặn hay tài sản giao dịch trong hợp đồng đều được hỗ trợ các thông tin riêng. Điều này giúp việc lưu trữ trở nên đầy đủ và chính xác, việc tra cứu trở nên đơn giản. Người sử dụng có thể nhanh chóng tìm kiếm những thông tin cần thiết dựa trên phương thức tìm kiếm toàn văn, các từ khóa đưa vào tìm kiếm sẽ truy xuất kết quả liên quan. Thông tin giao dịch của tài sản trong hợp đồng được hệ thống tự động lưu lại sau mỗi lần giao dịch. Điều này giúp tạo nên lịch sử giao dịch đầy đủ của tài sản, là cơ sở đáng tin cậy cho Công chứng viên xác định tính hợp lệ của giao dịch tiếp theo. 

Một trong những tính năng nổi bật của phần mềm UCHI là dữ liệu ngăn chặn được phân loại rõ ràng. Loại do cơ quan có thẩm quyền gửi đến, loại do cá nhân, tổ chức khác gửi đến. Điều này là cơ sở để Công chứng viên xác định độ tin cậy của dữ liệu ngăn chặn. Thông tin dữ liệu ngăn chặn và thông tin lịch sử giao dịch tài sản được thiết kế khoa học, hợp lý. Người sử dụng chỉ cần sử dụng một màn hình tra cứu, nhập thông tin tìm kiếm một lần là có thể tra cứu được cả 2 loại thông tin. Hệ thống được thiết kế sẵn sàng cho việc các tổ chức hành nghề Công chứng chia sẻ thông tin dữ liệu ngăn chặn, lịch sử giao dịch tài sản trong hợp đồng. Hệ thống cung cấp chức năng trợ giúp, là một dạng từ điển trực tuyến giúp người dùng có thể tham khảo bất cứ lúc nào. 

Nằm trong nhóm giải pháp Công nghệ phần mềm mới của Việt Nam được vinh danh danh hiệu Sao Khuê 2011, sản phẩm phần mềm “Quản lý hợp đồng Công chứng và dữ liệu ngăn chặn UCHI” có thể đáp ứng tối đa nhu cầu của khách hàng, xứng đáng là đối tác tin cậy của khách hàng.